Choisir un logiciel immobilier pour gérer les appels manqués

Résumé : Un logiciel immobilier dédié aux appels manqués doit accueillir l’acheteur, qualifier sa demande et faciliter la suite, notamment la prise de rendez-vous. Notre Permanence IA répond lorsque vous ne pouvez décrocher et peut fixer une visite dans votre agenda. Elle comprend 150 minutes par mois pour 49 € HT, puis les minutes supplémentaires coûtent 0,29 € chacune.

Un appel peut arriver pendant une visite, une négociation ou un trajet, au moment précis où vous ne pouvez pas décrocher. Une permanence téléphonique immobilière utile ne se limite pas à enregistrer un message : elle accueille l’acheteur, recueille son besoin et simplifie la suite. Pour distinguer cette réponse d’un simple transfert d’appel, consultez notre article sur la permanence téléphonique immobilière.

Le bon choix dépend de la qualification, de la prise de rendez-vous, de l’agenda et du coût réel des minutes. Dans son Observatoire des services clients 2022, BVA Xsight relève une attente de moins de deux minutes au téléphone. Ce repère est général et ne mesure pas les acheteurs immobiliers, mais souligne l’importance d’une réponse rapide. Pour une agence, mesurez aussi les appels traités et la qualité des suites données.

Que doit faire un outil quand vous manquez un appel ?

Imaginez un acheteur qui appelle pendant une visite pour demander des informations sur un bien. Une réponse utile doit l’accueillir, comprendre le motif de son appel et transmettre les éléments nécessaires à la suite. La qualification des acheteurs peut porter, par exemple, sur le bien recherché, le secteur et le souhait de visiter.

Vérifiez aussi comment l’outil traite les demandes auxquelles il ne peut pas répondre. Un scénario pertinent indique à l’appelant la prochaine étape, puis vous transmet les informations utiles pour le rappeler. Une étude en ligne menée en octobre 2022 par CM.com et CANDID auprès de 1 023 personnes en France relève une moindre tolérance à l’attente chez les publics qui utilisent davantage le téléphone. Elle porte sur la relation client en général, et non spécifiquement sur l’immobilier.

La solution à considérer pour une agence immobilière

Permanence IA

Idéal pour : les agents et mandataires qui ne peuvent pas décrocher pendant une visite, un rendez-vous ou un déplacement.

Description : Notre Permanence IA répond lorsque vous ne pouvez pas prendre l’appel, renseigne et qualifie l’acheteur, puis peut fixer une visite dans votre agenda. Une démonstration vocale en direct permet d’écouter son fonctionnement avant de choisir.

Avantages :

• La réponse aux appels immobiliers inclut l’accueil et la qualification des acheteurs, au lieu de se limiter à une notification d’appel manqué.
• La prise de rendez-vous peut être intégrée à l’échange, avec une visite fixée dans l’agenda.
• Une démonstration vocale en direct, limitée à trois minutes, permet d’évaluer l’accueil proposé.

Inconvénients :

• Le forfait comprend 150 minutes d’appels par mois. Chaque minute supplémentaire coûte 0,29 €, ce qui rend le volume d’appels important pour estimer le budget.
• Le Copilote d’appels et l’option Secrétariat complet sont prévus ultérieurement. Ne les comptez pas parmi les fonctions disponibles aujourd’hui.

Comment vérifier la prise de rendez-vous et le suivi ?

Un créneau proposé pendant l’appel n’est utile que si le rendez-vous arrive dans le bon agenda et peut être confirmé par la suite. Avant de choisir un standard téléphonique IA pour votre agence, testez des cas concrets : un acheteur disponible uniquement le soir, une visite déjà complète ou une demande qui nécessite votre rappel.

Vérifiez précisément où s’inscrit le rendez-vous, quelles informations vous recevez et comment un appel est transmis lorsqu’une réponse immédiate ne convient pas. La gestion de l’appel et la confirmation de la visite sont deux étapes distinctes. Pour approfondir cette seconde étape, consultez notre article sur le logiciel immobilier pour confirmer les visites.

Enfin, répondre à un appel ne remplace pas le suivi des contacts déjà rencontrés. Si votre enjeu inclut les relances après visite ou les échanges avec d’anciens clients, notre article explique comment automatiser le suivi client immobilier.

Quel budget prévoir pour une permanence téléphonique ?

Notre Permanence IA coûte 49 € HT par mois et inclut 150 minutes d’appels. Au-delà, chaque minute supplémentaire est facturée 0,29 €. Comparez ces conditions à votre propre volume d’appels, plutôt qu’au seul prix mensuel.

Pour établir votre estimation, relevez les appels manqués sur une période représentative, puis estimez leur durée. Vérifiez aussi si les appels reçus hors de vos horaires habituels sont concernés par le fonctionnement souhaité. Les plages de disponibilité et les modalités précises de transfert ou de rappel ne sont pas établies ici : demandez-les avant de décider.

La démonstration vocale, limitée à trois minutes, permet d’écouter un échange type. Préparez une situation réelle, comme une demande de visite pour un bien donné, puis observez si les questions et la proposition de rendez-vous correspondent à vos habitudes.

Que vérifier au sujet des données d’appel ?

Si un service enregistre ou conserve des conversations, examinez la finalité du traitement, les accès et la durée de conservation. La CNIL précise les informations à communiquer aux personnes concernées dans le cas d’enregistrements liés à la preuve d’un contrat. Consultez ses recommandations sur les enregistrements téléphoniques et vérifiez les conditions propres au service choisi.

Ne présumez pas qu’un logiciel enregistre les appels, ni qu’il les conserve selon une durée particulière. Posez directement la question au fournisseur et distinguez l’accueil téléphonique de l’éventuelle conservation d’un enregistrement. Cette vérification est particulièrement utile si plusieurs personnes de l’agence consultent les informations recueillies.

Conclusion : privilégiez une réponse utile et suivie

Le bon logiciel immobilier de gestion des appels manqués doit accueillir l’acheteur, qualifier sa demande et faciliter une suite claire. Avant de choisir, vérifiez le fonctionnement de l’agenda, les conditions de rappel et le coût des minutes au-delà du forfait. Pour notre Permanence IA, le tarif comprend 150 minutes mensuelles, puis chaque minute supplémentaire est facturée 0,29 €.

Répondez aux acheteurs même pendant vos visites

Quand un appel arrive pendant une visite, vous devez pouvoir poursuivre votre rendez-vous sans laisser l’acheteur sans réponse. Notre Permanence IA accueille l’appel lorsque vous ne pouvez pas décrocher, renseigne et qualifie l’acheteur, puis peut inscrire une visite dans votre agenda. Elle complète l’accueil téléphonique sans remplacer votre décision sur le dossier.

Elle coûte 49 € HT par mois et inclut 150 minutes d’appels. Au-delà, chaque minute est facturée 0,29 €. Vous pouvez d’abord écouter une démonstration vocale en direct, limitée à trois minutes. Comparez ce scénario à vos appels réels et au volume de minutes que vous souhaitez couvrir, puis découvrir notre Permanence IA.